Simulasi HPP Average

18 December 2009 Comments off

Perhitungan HPP Average adalah suatu mekanisme perhitungan persediaan barang untuk barang-barang yang mempunyai fluktuasi harga tinggi dan ideal juga untuk dipergunakan pada jenis-jenis barang yang identitas barangnya tidak bisa dinilai secara pasti item per itemnya.

Berikut ini adalah file Excel Versi 2003 yang akan melakukan simulasi perhitungan HPP secara Average dimulai dari adanya persediaan awal barang (bisa dipakai untuk Bahan Baku/Barang Setengah Jadi/ Barang Jadi atau Barang Pembantu), Transaksi pembelian yg berakibat terhadap berubahnya HPP, Transaksi Retur Pembelian yang berakibat pada berubahnya HPP, Transaksi Jurnal Penjualan, Transaksi Jurnal Retur Penjualan serta Mekanisme Transaksi Jurnal Closing Persediaan (Update Nilai HPP kedalam Pos Persediaan Barang).

Untuk melihatnya silahkan anda download filenya disini

EndOf Topik …

Categories: Teknis Operasional

Mekanisme CutOff System ASTA

13 December 2009 Comments off
  • Siapkan data-data sebagai berikut yg berasal dari Program Lama :

– Laporan Laba/Rugi (akumulasi)
– Laporan Neraca (akumulasi)
– DAftar Piutang Debitur
– Daftar Hutang Kreditur
– Daftar Piutang Customer
– Daftar Hutang Supplier
– Daftar Cek/Giro Masuk & Cek/Giro Keluar Belum Jatuh Tempo
– Daftar Persediaan Barang Jadi yg berisi HPP & QTY Barang

  • Perlakuan terhadap data-data awal diatas adalah sebagai berikut :

Asumsi CutOff Awal Tahun yaitu Des2009

– Terhadap Laporan Laba/Rugi
Apabila bukan sebagai awal tahun, nilai pos-pos laba/rugi dimasukan kedalam Modul GL dengan memilih menu File – Master – Set Nilai Saldo Awal.  Isi kolom nama bulan yg sesuai dengan nilai bulan cutoff (Sesuai asumsi isi kolom Desember). Lakukan pengecekan laporan Laba Rugi nilainya harus sama.

– Terhadap Laporan Neraca
masukan nilai dari pos-pos neraca kedalam modul GL dengan memilih menu File – Master – Set Nilai Saldo Awal Isi kolom nama bulan yang sesuai dengan nilai bulan cutoff (sesuai asumsi isi kolom Desember). Lakukan pengecekan laporan Neraca nilainya harus sama.

– Terhadap Daftar Piutang Debitur
Isikan nama-nama debitur sesuai daftar melalui menu master debitur Isikan nilai Piutangnya lewat program MySQL Client untuk update tabel Debitur setelah dilakukan pengisian nama-nama debitur.
Lakukan proses update mutasi piutang dengan memakai modul Utility01.EXE, pilih generate Piutang Debitur.

– Terhadap Daftar Hutang Kreditur
Isikan nama-nama kreditur sesuai daftar melalui menu master kreditur Isikan nilai Hutangnya lewat program MySQL Client untuk update tabel Kreditur setelah dilakukan pengisian nama-nama kreditur.
Lakukan proses update mutasi hutang dengan memakai modul Utility01.EXE, pilih generate Hutang Kreditur.

– Terhadap Daftar Piutang Customer
Piutang Customer diidentifikasikan sebagai Piutang Atas Penjualan Kredit, maka dalam melakukan CutOff atas daftar Piutang Customer ini harus dilakukan dengan cara melakukan proses penjualan kredit secara fiktif yg terjadi di bulan sebelum bulan cutoff (Sesuai asumsi, maka harus dilakukan proses penjualan kredit fiktif
pada Bulan November). Setelah tahapan masuk ke pembuatan faktur, maka transaksi penjualan fiktif tersebut mulai dari SO s/d SJ serta Jurnal dapat dilakukan penghapusan lewat modul MySQL Client.  Sehingga yang akan tertinggal datanya adalah data Faktur dan Mutasi Customer yang pada tahapan berikutnya akan dipakai sebagai sumber transaksi penerimaan pembayaran Piutang Customer.
Hal yang perlu diperhatikan adalah : nilai total Mutasi Piutang ini harus sama dengan nilai saldo awal dari pos Piutang Customer dalam Neraca.

– Terhadap Daftar Hutang Supplier
Hutang Supplier diidentifikasikan sebagai Hutang Atas Pembelian Barang, maka dalam melakukan CutOff atas daftar Hutang Supplier ini harus dilakukan dengan cara melakukan proses pembelian secara fiktif yg terjadi di bulan sebelum bulan cutoff (Sesuai asumsi, maka harus dilakukan proses pembelian fiktif pada Bulan November).  Setelah tahapan masuk ke pembuatan DPB, maka transaksi pembelian fiktif tersebut yaitu PO dan Jurnal dapat dilakukan penghapusan lewat modul MySQL Client.  Sehingga yang akan tertinggal datanya adalah data DPB dan Mutasi Supplier yang pada tahapan berikutnya akan dipakai sebagai sumber transaksi Pembayaran Hutang Supplier.  Hal yang perlu diperhatikan adalah : nilai total Mutasi Hutang ini harus sama dengan nilai saldo awal dari pos Hutang Supplier dalam Neraca.

– Terhadap Daftar Giro/Cek Masuk & Giro/Cek Keluar
Nilai-nilai Giro/Cek Masuk dimasukan ke saldo awal pos Giro Terima Belum Jatuh Tempo dan Nilai-nilai Giro/Cek Keluar ke saldo awal pos Giro Keluar Belum Jatuh Tempo.
Hal penting yang harus diperhatikan pada saat proses transaksi berjalan pada bulan-bulan berikutnya setelah CutOff adalah :
= Simpan daftar posisi Giro/Cek Masuk & Giro/Cek Keluar untuk dijadikan acuan proses transaksi pencairannya.
= Pada saat terjadi pencairan atas Giro/Cek Masuk atau Giro/Cek Keluar yang berasal dari daftar diatas, maka user harus melakukan transaksi pencairannya melalui transaksi jurnal umum dengan jurnal sbb :

++ Untuk Giro/Cek Masuk

Pos Bank XXX (sesuai bank penerima kliring)
Pada Giro Terima Belum Jatuh Tempo

++ Untuk Giro/Cek Keluar

Giro Keluar Belum Jatuh Tempo
Pada Bank XXX (sesuai bank pengeluaran giro/cek)

= Point diatas dilakukan sampai daftarnya habis
= Khusus untuk transaksi Giro/Cek Masuk atau Giro Cek Keluar yang terjadi setelah CutOff dilakukan melalui transaksi penerimaan Giro atau transaksi Pengeluaran Giro.

– Terhadap Persediaan Barang Jadi
Masukan nama-nama barang kedalam master barang, kemudian isikan nilai HPP & QTY melalui modul MySQL Client.  Setelah langkah diatas dilakukan, maka dilakukan proses generate mutasinya dengan memakai aplikasi Utility04.  Pilih menu generate mutasi Barang Jadi.

*** Hal-hal penting isian data yang berhubungan dengan Hubungan Antar Group ***

– Tabel Company di database Ast_Group harus diisikan dengan data-data perusahaan anggota group
– Tabel Debitur, Kreditur, Customer & Supplier WAJIB diisikan data-data sesuai dengan data-data nama perusahaan yang ada dalam tabel Company diatas, dan mencantumkan nilai IdCompany dalam masing-masing tabel tersebut dengan IdCompany yang sesuai dengan nilai IdCompany yang terdaftar dalam tabel Company sesuai nama perusahaannya
– Lakukan reset nilai parameter yang terdapat dalam tabel Sys_Public
– Lakukan setting User Akses sesuai kewenangan

EndOfTOPIK …

Categories: Teknis CutOFF

Prosedur Penjualan Kredit Customer Umum

24 September 2009 Comments off

Penjualan Kredit untuk Customer Umum (Bukan Antar Group) adalah bentuk penjualan kredit yang diawali dengan dibuatkannya Sales Order kemudian diekstrak menjadi Jadwal Pengiriman barang sebagai dasar pembuatan Surat Jalan, kemudian setelah barang dikirim dibuatkan Faktur Penjualannya dan nilai faktur tersebut akan disimpan kedalam tabel Piutang Customer.  Selanjutnya mekanisme pelunasan atas piutang customer tersebut akan terjadi di Kasir. Berikut adalah langkah-langkahnya :

FC_JualKreditUmum

0. Bagian Penjualan akan membuatkan Sales Order atas permintaan dari Customer Umum dalam menu Transaksi – Sales Order [SO] – Pembuatan Sales Order – Sales Order Umum

SOUmum MenuSOUmum Modul

1. Setelah dibuatkan Sales Ordernya, maka Divisi penjualan akan melakukan Otorisasi atas Sales Order yang dibuat tadi dari menu Transaksi – Sales Order [SO] – Otorisasi SO Divisi Penjualan.  Dalam menu ini Supervisor Divisi Penjualan (Bagian Piutang) akan menganalisa mutasi atas Customer bersangkutan untuk menyatakan layak tidaknya Customer tersebut mendapatkan Piutang baru. Saat melakukan analisa Bagian Piutang dapat melakukan pengecekan dari Laporan Analisa Piutang Dagang yang terdapat dalam menu Laporan – Analisa Piutang Dagang.

OtoSOUmum MenuOtoSOUmum Modul

LAnalisaPiutang Menu

2. Sebelum bisa diteruskan pada pembuatan Surat Jalan atas Sales Order bersangkutan, Bagian Penjualan harus melakukan Ekstrak Jadwal Kirim atas SO tersebut dengan memilih menu Transaksi – Sales Order [SO] – Pembuatan Sales Order – Ekstrak Jadwal Kirim.  Saat menentukan jadwal pengiriman ini sebaiknya bagian penjualan melakukan koordinasi dengan bagian pembelian barang atau dengan bagian produksi untuk merencanakan jadwal pengiriman barang dengan menganalisa ketersediaan barang yang dibutuhkan.

EkstrakJK MenuEkstrakJK Modul

3. Berdasarkan Jadwal Kirim yang ada Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Jalan yang kemudian diserahkan ke Bagian Gudang untuk diproses pengeluaran barangnya. Pembuatan Surat Jalan dilakukan dengan memilih menu Transaksi – Surat Jalan [SJ] – Pembuatan Surat Jalan – Surat Jalan Penjualan Kredit [Dari SO].

SJKre MenuSJKre Modul1

SJKre Modul2

4. Setelah Bagian Gudang melakukan pengeluaran barangnya berdasarkan pada Surat Jalan yang diminta, kemudian Bagian Gudang memberikan informasinya ke Divisi Penjualan kembali untuk dilakukan Otorisasi atas Surat Jalan bersangkutan.

GudSJJual MenuGudSJJual Modul

OtoSJ Menu

5. Setelah diotorisasi Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan atas Surat Jalan tersebut.

FakJual MenuFakJual Modul

6. Faktur Penjualan tersebut nilainya akan tersimpan dalam Tabel Piutang Customer
7. Apabila Customer melakukan pembayaran atas Piutangnya, maka Bagian Kasir akan mengambil nilai-nilai Faktur yang telah tersimpan dalam Tabel Piutang untuk dilakukan pelunasan.

KsrPiutDagang Menu

Demikianlah langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan proses transaksi Penjualan Kredit untuk Customer Umum.

EndOfTopik …..

Categories: Teknis Operasional

Closing Sales Order

21 September 2009 Comments off

Yang dimaksud Closing Sales Order adalah Proses Penutupan terhadap suatu Sales Order.
Dalam statusnya sebuah Sales Order terdapat dua type yaitu : SO Opened (SO Yang Terbuka) dan SO Closed (SO Yang Tertutup), berikut definisinya :

Sales Order Opened (SO Yang Terbuka)
Adalah sebuah Sales Order yang masih bisa dilakukan proses pengiriman barangnya oleh Surat Jalan.  Hal ini berlaku untuk Sales Order yang masih mempunyai saldo pengiriman dan atau Sales Order yang belum dilakukan proses Closing SO.

Sales Order Closed (SO yang Tertutup)
Adalah sebuah Sales Order yang sudah tidak bisa dilakukan proses pengiriman barangnya oleh Surat Jalan. Yang dapat mengakibatkan sebuah Sales Order tertutup adalah telah selesainya semua proses pengiriman barang atas SO bersangkutan (Nilai saldo pengirimannya sudah Nol) atau Telah dilakukannya proses Closing SO yang bisa  diakibatkan oleh pembatalan SO, pengiriman dinyatakan selesai walaupun saldo pengiriman masih ada atau digantinya SO oleh SO yang lain (hal ini tergantung kepada konteks transaksi yang terjadi secara operasional dan telah mendapatkan keputusan bersama antara Customer & minimal Divisi Penjualan).

Proses Closing ini sebaiknya hanya bisa dilakukan oleh Kepala Divisi Penjualan atau level diatasnya.

Untuk melakukan proses Closing Sales Order ini, masuklah ke Modul Penjualan kemudian pilih menu Transaksi – Sales Order (SO) – Pembuatan Sales Order – Closing Sales Order.

Closing SO

Closing SO View

Categories: Teknis Operasional

Setting Environment Windows XP

16 September 2009 Comments off

Dalam operasionalnya program Asta System ini membutuhkan setting environment dari Windows XP secara seragam diantara client-client yang melakukan transaksi, berikut adalah cara setting dan nilai default yang dibutuhkan oleh system

Masuk ke Control Panel Windows XP

SE_XP1

Pilih Icon Regional And Language Options

SE_XP2

Buka Tab Regional Options, kemudian pilih preferences dengan nilai Indonesian seperti tampak dalam gambar berikut :

SE_XP3

Kemudian tekan tombol Customize, maka akan tampil gambar – gambar berikut :

SE_XP4_NumbersSesuaikan nilai  Tab Numbers

SE_XP4_CurrencySesuaikan nilai tab Currency

SE_XP4_TimeSesuaikan nilai tab Time

SE_XP4_DateSesuaikan nilai tab Date

Lakukanlah setting dengan nilai-nilai yang sama seperti tampak dalam gambar yang secara berurutan merupakan gambaran nilai setting dari tab Numbers, Currency, Time dan Date

Demikianlah cara dan nilai setting environment yang dibutuhkan oleh system, INGAT Apabila setting tidak sesuai dengan nilai yang ada akan sangat berpengaruh sekali terhadap kandungan data transaksi yang ada serta akan adanya error system.

End Of Topik …

Categories: Teknis Operasional

Pernjualan Berhubungan Dgn Biaya Angkutan

15 September 2009 Comments off

Saat Input Faktur akan ditanyakan Nomor Kendaraan Pengiriman Barang kemudian diisikan juga biaya ongkos kirimnya.  Nilai Ini akan dijurnal sebagai pendapatan jasa kendaraan bersangkutan dan nilainya include dari nilai total faktur.  Jurnal saat diakuinya penjualan ini sebagai berikut :

Kas/Piutang                (Nilai Total Faktur)

Pada Penjualan Barang           (Nilai Faktur – By Kirim)
Pada Pendapatan Jasa Kendaraan  (Nilai By Kirim)

Jurnal diatas apabila memakai kendaraan sendiri, TETAPI apabila menggunakan kendaraan dari pihak luar, maka jurnalnya sebagai berikut :

Kas/Piutang

Pada Penjualan Barang

Pada saat Kasir Bayar Biaya Angkutan akan menjurnal

Biaya Angkutan

Pada Kas/Bank/Giro Keluar

End Of Topik …..

Categories: Teknis Operasional

Penjualan Berhubungan Dgn Fee Sales/Referentor

15 September 2009 Comments off

Saat Input faktur selain terjadi jurnal diatas, terdapat juga sebuah jurnal yang berhubungan dengan nilai Fee Sales dan Fee Referentor.  Mekanisme yang akan dilakukan disini menggunakan logika pemberian nilai Fee Sales maupun Referentor secara langsung pada saat otorisasi Surat Jalan yang diisi oleh supervisor Penjualan.  Hal ini pada versi selanjutnya akan dibuatkan secara otomatis melalui nilai persentase atau nilai fix yang akan dituangkan kedalam sebuah kebijakan management perusahaan.
Secara prinsip Nilai Fee Sales maupun Fee Referentor akan disisihkan secara langsung pada saat terjadinya transaksi penjualan dan nilainya akan disimpan kedalam sebuah Pos yang dinamakan Cadangan Fee Sales dan Fee Referentor yang disimpan dalam kelompok Pos Hutang Lancar, selain itu akan disimpan juga rincian detail transaksinya kedalam sebuah kartu Fee Sales/Referentor.

Dan Tentang Fee Sales serta Fee Referentor ini juga akan terdapat management pembayarannya, misalnya : pembayaran Fee akan dikeluarkan setiap sebulan sekali.

Berikut adalah transaksi jurnal-jurnal Fee tersebut diatas, sesuai pada waktu terjadinya transaksi :

1. Pada saat terjadinya otorisasi Surat Jalan nilai fee Sales dan Fee Referentor akan diisikan nilainya apabila penjualan bersangkutan mempunyai identitas Sales maupun identitas Referentor.  Dan pada saat Faktur dari Surat Jalan ini dibayar LUNAS sesuai dengan tanggal Jatuh Temponya, maka akan dijurnal sbb :

Biaya Penjualan Fee Sales/Referentor

Pada Cadangan Fee Sales/Referentor

2. Pada saat terjadinya pembayaran Fee Sales/Referentor, akan dijurnal sebagai berikut :

Cadangan Fee Sales/Referentor

Pada Kas/Bank/Giro Keluar

End Of Topik …..

Categories: Teknis Operasional