Home > Teknis CutOFF > Mekanisme CutOff System ASTA

Mekanisme CutOff System ASTA

13 December 2009
  • Siapkan data-data sebagai berikut yg berasal dari Program Lama :

– Laporan Laba/Rugi (akumulasi)
– Laporan Neraca (akumulasi)
– DAftar Piutang Debitur
– Daftar Hutang Kreditur
– Daftar Piutang Customer
– Daftar Hutang Supplier
– Daftar Cek/Giro Masuk & Cek/Giro Keluar Belum Jatuh Tempo
– Daftar Persediaan Barang Jadi yg berisi HPP & QTY Barang

  • Perlakuan terhadap data-data awal diatas adalah sebagai berikut :

Asumsi CutOff Awal Tahun yaitu Des2009

– Terhadap Laporan Laba/Rugi
Apabila bukan sebagai awal tahun, nilai pos-pos laba/rugi dimasukan kedalam Modul GL dengan memilih menu File – Master – Set Nilai Saldo Awal.  Isi kolom nama bulan yg sesuai dengan nilai bulan cutoff (Sesuai asumsi isi kolom Desember). Lakukan pengecekan laporan Laba Rugi nilainya harus sama.

– Terhadap Laporan Neraca
masukan nilai dari pos-pos neraca kedalam modul GL dengan memilih menu File – Master – Set Nilai Saldo Awal Isi kolom nama bulan yang sesuai dengan nilai bulan cutoff (sesuai asumsi isi kolom Desember). Lakukan pengecekan laporan Neraca nilainya harus sama.

– Terhadap Daftar Piutang Debitur
Isikan nama-nama debitur sesuai daftar melalui menu master debitur Isikan nilai Piutangnya lewat program MySQL Client untuk update tabel Debitur setelah dilakukan pengisian nama-nama debitur.
Lakukan proses update mutasi piutang dengan memakai modul Utility01.EXE, pilih generate Piutang Debitur.

– Terhadap Daftar Hutang Kreditur
Isikan nama-nama kreditur sesuai daftar melalui menu master kreditur Isikan nilai Hutangnya lewat program MySQL Client untuk update tabel Kreditur setelah dilakukan pengisian nama-nama kreditur.
Lakukan proses update mutasi hutang dengan memakai modul Utility01.EXE, pilih generate Hutang Kreditur.

– Terhadap Daftar Piutang Customer
Piutang Customer diidentifikasikan sebagai Piutang Atas Penjualan Kredit, maka dalam melakukan CutOff atas daftar Piutang Customer ini harus dilakukan dengan cara melakukan proses penjualan kredit secara fiktif yg terjadi di bulan sebelum bulan cutoff (Sesuai asumsi, maka harus dilakukan proses penjualan kredit fiktif
pada Bulan November). Setelah tahapan masuk ke pembuatan faktur, maka transaksi penjualan fiktif tersebut mulai dari SO s/d SJ serta Jurnal dapat dilakukan penghapusan lewat modul MySQL Client.  Sehingga yang akan tertinggal datanya adalah data Faktur dan Mutasi Customer yang pada tahapan berikutnya akan dipakai sebagai sumber transaksi penerimaan pembayaran Piutang Customer.
Hal yang perlu diperhatikan adalah : nilai total Mutasi Piutang ini harus sama dengan nilai saldo awal dari pos Piutang Customer dalam Neraca.

– Terhadap Daftar Hutang Supplier
Hutang Supplier diidentifikasikan sebagai Hutang Atas Pembelian Barang, maka dalam melakukan CutOff atas daftar Hutang Supplier ini harus dilakukan dengan cara melakukan proses pembelian secara fiktif yg terjadi di bulan sebelum bulan cutoff (Sesuai asumsi, maka harus dilakukan proses pembelian fiktif pada Bulan November).  Setelah tahapan masuk ke pembuatan DPB, maka transaksi pembelian fiktif tersebut yaitu PO dan Jurnal dapat dilakukan penghapusan lewat modul MySQL Client.  Sehingga yang akan tertinggal datanya adalah data DPB dan Mutasi Supplier yang pada tahapan berikutnya akan dipakai sebagai sumber transaksi Pembayaran Hutang Supplier.  Hal yang perlu diperhatikan adalah : nilai total Mutasi Hutang ini harus sama dengan nilai saldo awal dari pos Hutang Supplier dalam Neraca.

– Terhadap Daftar Giro/Cek Masuk & Giro/Cek Keluar
Nilai-nilai Giro/Cek Masuk dimasukan ke saldo awal pos Giro Terima Belum Jatuh Tempo dan Nilai-nilai Giro/Cek Keluar ke saldo awal pos Giro Keluar Belum Jatuh Tempo.
Hal penting yang harus diperhatikan pada saat proses transaksi berjalan pada bulan-bulan berikutnya setelah CutOff adalah :
= Simpan daftar posisi Giro/Cek Masuk & Giro/Cek Keluar untuk dijadikan acuan proses transaksi pencairannya.
= Pada saat terjadi pencairan atas Giro/Cek Masuk atau Giro/Cek Keluar yang berasal dari daftar diatas, maka user harus melakukan transaksi pencairannya melalui transaksi jurnal umum dengan jurnal sbb :

++ Untuk Giro/Cek Masuk

Pos Bank XXX (sesuai bank penerima kliring)
Pada Giro Terima Belum Jatuh Tempo

++ Untuk Giro/Cek Keluar

Giro Keluar Belum Jatuh Tempo
Pada Bank XXX (sesuai bank pengeluaran giro/cek)

= Point diatas dilakukan sampai daftarnya habis
= Khusus untuk transaksi Giro/Cek Masuk atau Giro Cek Keluar yang terjadi setelah CutOff dilakukan melalui transaksi penerimaan Giro atau transaksi Pengeluaran Giro.

– Terhadap Persediaan Barang Jadi
Masukan nama-nama barang kedalam master barang, kemudian isikan nilai HPP & QTY melalui modul MySQL Client.  Setelah langkah diatas dilakukan, maka dilakukan proses generate mutasinya dengan memakai aplikasi Utility04.  Pilih menu generate mutasi Barang Jadi.

*** Hal-hal penting isian data yang berhubungan dengan Hubungan Antar Group ***

– Tabel Company di database Ast_Group harus diisikan dengan data-data perusahaan anggota group
– Tabel Debitur, Kreditur, Customer & Supplier WAJIB diisikan data-data sesuai dengan data-data nama perusahaan yang ada dalam tabel Company diatas, dan mencantumkan nilai IdCompany dalam masing-masing tabel tersebut dengan IdCompany yang sesuai dengan nilai IdCompany yang terdaftar dalam tabel Company sesuai nama perusahaannya
– Lakukan reset nilai parameter yang terdapat dalam tabel Sys_Public
– Lakukan setting User Akses sesuai kewenangan

EndOfTOPIK …

Categories: Teknis CutOFF
%d bloggers like this: